AVISO DE PRIVACIDAD Y POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN DE ALEMANA AUTOMOTRIZ S.A.S
1. Introducción
Alemana Automotriz S.A.S. reconoce la importancia de la privacidad y protección de los datos personales de sus clientes y demás titulares de información. En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas complementarias, adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, aplicable a todas las personas naturales cuyos datos recolecta, almacena, utiliza, circula o suprime en el desarrollo de su actividad comercial.
Esta política tiene como propósito informar que recolectamos y almacenamos datos personales proporcionados directamente por los titulares o recibidos de fuentes legítimas, tales como el uso de nuestro sitio web, procesos de cotización, diligenciamiento de formularios, operaciones de venta, reportes del fabricante, registros de garantías, órdenes de servicio, entre otros.
El tratamiento de dicha información se efectuará con estricta sujeción a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso, circulación restringida, seguridad y confidencialidad, garantizando la protección efectiva de los datos personales bajo nuestro cuidado.
2. Vigencia y Ámbito
Vigencia: A partir del 25 de abril de 2025
La presente política de privacidad se aplica a toda la información personal que, de cualquier forma, recopile Alemana Automotriz S.A.S. (La Compañía), bien sea en los procesos y actividades comerciales, ventas por vitrina o por mostrador, ventas y formularios en línea, cotizaciones, campañas de seguridad (recalls) emitidas por el fabricante, uso de la página web o redes sociales dispuestos por La Compañía, sus relaciones laborales u otras relaciones con terceros.
3. Información que Recopilamos
Recopilamos información de varias maneras y fuentes, que pueden incluir datos personales, proveniente de:
- Información que Usted directamente proporciona
- Información proporcionada a terceros autorizados
- Fuentes comerciales autorizadas
- Fuentes de información pública
- Analítica de terceros
4. Los datos recopilados incluyen:
- Nombre y apellidos
- Números de documentos de identidad
- Números telefónicos
- Direcciones físicas
- Direcciones de correo electrónico
- Datos de los vehículos
- Información sobre repuestos, partes o accesorios adquiridos
5. Uso y Tratamiento de la Información
Alemana Automotriz S.A.S. usa la información que recopila para los siguientes fines:
- Servicios Posventa
- Procesar y programar actividades promocionales o comerciales
- Servicios de garantía
- Llamados de seguridad (Recalls) y relacionadas con el servicio
- Cumplimiento de obligaciones legales, administrativas y tributarias
- Comunicaciones de marketing directo (con su consentimiento)
6. Instrumentos de recolección de información
Los instrumentos que utiliza la Compañía para recolección de la información, cuentan con los requisitos establecidos en la normatividad de protección de datos personales, y obedecen a los principios de libertad y finalidad, por lo que, en cada uno de ellos, se encuentra incorporada la autorización para el tratamiento de los datos personales.
Estos instrumentos pueden ser:
- Formularios web
- Formularios físicos
- Correos electrónicos
- Sistemas de control de ingresos y salidas
- Páginas web
- Aplicativos móviles
- Chat y video-chat
- Soporte remoto
- Vía telefónica
- Videos y fotografías
- Cámaras de video vigilancia
- Cookies
- Headhounters o empresas de búsqueda de talento humano
- Talleres de servicio técnico prestado por La Compañía y/o asistencia técnica provista por Mercedes – Benz o su representantes en el país
- A través de otros talleres de la red de servicio técnico autorizado Mercedes-Benz en Colombia
7. Responsable del Tratamiento
- Razón Social: ALEMANA AUTOMOTRIZ S.A.S.
- NIT: 900369627 - 7
- Domicilio: Vía 40 # 77B – 59
- Teléfono: (+57) 605 310 0970
- Correo electrónico: comercial@alemanaautomotriz.com
- Sitio Web: www.alemanaautomotriz.com.co
8. Finalidades del Tratamiento
Los datos personales serán tratados para las siguientes finalidades:
8.1. Clientes y Usuarios:
- Gestionar solicitudes de información sobre vehículos, servicios y productos ofrecidos.
- Procesar cotizaciones, ventas, mantenimientos, reparaciones, garantías y servicios postventa.
- Contactar al cliente para fines administrativos, comerciales, publicitarios y promocionales relacionados con su interés en productos o servicios.
- Atender Peticiones, Quejas y Reclamos (PQR) y medir la satisfacción del cliente.
- Realizar estudios de mercado, segmentación de clientes y estrategias de fidelización.
- Llevar el récord de actividades de servicio e historiales de mantenimiento.
8.2. Proveedores y Contratistas:
- Administrar la relación comercial y contractual.
- Gestionar pagos, facturación, auditorías, cumplimiento de obligaciones tributarias y reportes a autoridades competentes.
- Verificar antecedentes legales, financieros y contractuales, conforme a las políticas de cumplimiento de la empresa.
8.3. Empleados, Aspirantes y Exempleados:
- Procesos de selección, contratación, administración de personal y gestión de nómina.
- Cumplimiento de obligaciones laborales, parafiscales y de seguridad social.
- Desarrollo de programas de bienestar laboral, formación y capacitación.
- Implementación de medidas de seguridad física y de control de acceso a instalaciones.
9. Categorías de Datos Tratados
- Datos de identificación y contacto.
- Datos laborales, académicos y financieros.
- Datos de ubicación
- Imágenes y grabaciones captadas mediante sistemas de videovigilancia.
- Información de navegación en plataformas digitales (cookies).
No se recolectarán datos sensibles ni datos de menores de edad, salvo autorización previa, expresa e informada de su representante legal, y siempre en los casos permitidos por la ley.
10. Derechos de los Titulares
Los datos personales le pertenecen solo a quien es titular de los mismos y la normatividad aplicable garantiza que tenga una serie de derechos relacionados a ellos, los cuales podrán ejercer de conformidad con la legislación vigente y solicitar en cualquier momento, lo siguiente:
- Conocer, qué información sobre usted tenemos recopilada y solicitar que se actualicen, modifiquen, rectifiquen o supriman sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento.
- Ser informados respecto al uso que se ha dado a sus datos.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que lo impida.
- Acceder de forma gratuita a sus datos personales.
11. Procedimiento para el Ejercicio de Derechos
Los titulares podrán presentar consultas y reclamos sobre sus datos personales a través de:
- Correo electrónico: comercial@alemanaautomotriz.com
- Dirección física: Vía 40 # 77B - 59
Consultas: Se atenderán en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde la fecha de recibo.
Reclamos: Se resolverán en un término máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recepción.
Si no es posible atender la consulta o reclamo en los términos previstos, se informarán las razones de la demora y la nueva fecha de respuesta, la cual no podrá exceder de cinco (5) u ocho (8) días hábiles adicionales, respectivamente.
12. Seguridad de la Información
ALEMANA AUTOMOTRIZ S.A.S. implementa medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para proteger los datos personales bajo su custodia, evitando su pérdida, adulteración, acceso o uso no autorizado, en cumplimiento del principio de seguridad consagrado en la legislación colombiana.
12.1 Almacenamiento
El almacenamiento de la información contenida en las bases de datos personales, se encuentra en los servidores propios dentro y fuera del país, y en servidores externos a cargo de terceros, y cuenta con todas las medidas de seguridad física, técnicas y administrativas, y con controles de acceso a la información, garantizando el principio de seguridad, acceso y circulación restringida y confidencialidad. Por lo anterior, cuando usted nos suministra la autorización para el tratamiento de los datos personales, también autoriza que su información pueda ser transmitida a proveedores que pueden estar en Colombia, o fuera del país, que se encuentran ubicados en la lista de países seguros, emitida por la Superintendencia de Industria y Comercio, para finalidades de almacenamiento de la información o cuenta con los controles requeridos por la ley para garantizar la seguridad de los datos.
13. Transferencia y Transmisión de Datos Personales
Los datos personales podrán ser transmitidos o transferidos al fabricante o sus representantes o a terceros encargados que colaboren con ALEMANA AUTOMOTRIZ S.A.S. en la gestión de sus operaciones, bajo contratos que aseguren el adecuado tratamiento de la información conforme a los principios legales.
En caso de transferencias internacionales, se garantizará que el país receptor proporcione niveles adecuados de protección de datos personales, conforme a las directrices de la Superintendencia de Industria y Comercio.
14. Evidencia de Consentimiento y Registro de Actividad
Cuando el consentimiento para el tratamiento de datos personales sea otorgado de manera digital, ALEMANA AUTOMOTRIZ S.A.S. conservará el registro de:
- Dirección IP del dispositivo desde el cual se otorgó el consentimiento.
- Fecha y hora de otorgamiento.
- Medio o canal utilizado (formulario web, app, cookies, etc.).
Esta información se almacenará durante un plazo mínimo de cinco (5) años o por el tiempo adicional necesario para cumplir obligaciones legales o contractuales.
Cuando el consentimiento de otorgue a través de medio físico, este deberá llevar su firma y La Compañía llevar el correspondiente archivo y custodia del documento.
15. Uso de Cookies y Tecnologías de Navegación
El portal web de ALEMANA AUTOMOTRIZ S.A.S. utiliza cookies para optimizar la experiencia del usuario, facilitar la navegación y realizar análisis estadísticos.
Al ingresar al sitio web, el usuario podrá aceptar o rechazar el uso de cookies conforme a los términos establecidos en la Política de Cookies, disponible en el sitio web.
16. Vigencia y Actualización de la Política
Esta política entra en vigencia a partir del 25 de abril de 2025.
Cualquier modificación sustancial será comunicada oportunamente a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto o mediante aviso en la página web.