Política de Tratamiento de Datos Personales

Publicación y Vigencia: Adoptada a partir del 01 de noviembre de 2022

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, Alemana Automotriz S.A.S. (en adelante “La Compañía) adopta la presente política para el tratamiento y uso de datos personales, (en adelante “política”) la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las actividades de comercialización de vehículos, repuestos y accesorios, así como la presentación de servicios técnicos y mecánicos para todos nuestros clientes y usuarios, incluyendo actividades comerciales, ferias, eventos y actividades que faciliten la promoción y comercialización de nuestros productos.

La presente política incluirá también los datos obtenidos de todos nuestros proveedores, contratistas, sean personas naturales o personas jurídicas, empleados, y colaboradores de las compañías. En el caso de personas jurídicas, los datos a tratar serán los del representante legal y/o apoderado debidamente facultado en nombre y representación de la persona jurídica y como persona natural. Así mismo, para efectos de la verificación de la información y políticas de cumplimiento corporativo, se incluirán los datos de los accionistas o socios de la sociedad, los cuales harán parte de la presente política de protección de datos en virtud de la autorización que para dicho efecto suministre el representante legal y/o apoderado debidamente registrado en el Certificado de Existencia y Representación Legal. De esta manera, La Compañía manifiesta que garantiza los derechos de la privacidad, la intimidad y el buen nombre, en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

Todas las personas que, en desarrollo de cualquier actividad o relación de cualquier índole contractual, comercial, laboral, entre otras, sean permanentes u ocasionales, llegaran a suministrar a La Compañías cualquier tipo de información o dato personal, podrá conocerla, actualizarla y rectificarla a través de nuestros canales gratuitos establecidos para tal fin. La Compañía ha establecido un responsable institucional al interior de la organización, en consecuencia, esta persona será el enlace entre los titulares y La Compañía, para tramitar en forma oportuna cualquier solicitud.

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

ALEMANA AUTOMOTRIZ S.A.S. es una compañía comercial legalmente constituida de conformidad con las normas legales en Colombia, identificada con el NIT 900369627 – 7 y registrada en la Cámara de Comercio de Barranquilla, ciudad donde tiene su domicilio principal, ubicado en la Vía 40 # 79B-59, con dirección de correo electrónico servicioalcliente@alemanaautomotriz.com, dominio web www.alemanaautomotriz.com y teléfonos (+57) 6053885101. Al mismo tiempo, La Compañía, en su calidad de concesionario autorizado por distintos importadores y/o representantes en Colombia de marcas extranjeras, podrá transmitir y/o transferir internacionalmente los datos personales tratados conforme a la presente política, para lo cual adoptará los mecanismos legales pertinente y conducentes, de manera que se garanticen los principios señalados en este documento y en la ley.

I. Justificación

Con el presente documento, ALEMANA AUTOMOTRIZ S.A.S. establece las prácticas uniformes para la recolección, actualización, utilización, circulación y supresión de la información (tratamiento) de los datos personales, cuyos titulares de la información le hayan confiado, cualesquiera que sean los medios a través de los cuales sean obtenidos, y de conformidad con el Decreto 1377 de 2013, y con la finalidad de garantizar el derecho fundamental de habeas data y todos aquellos regulados en la Ley 1581 de 2012. Así, con el presente documento, se deja constancia de los cambios organizacionales que se han adoptado por parte de ALEMANA AUTOMOTRIZ S.A.S., tendientes a la implementación de los procedimientos estandarizados para el tratamiento de los datos personales, contenidos en las bases de datos que maneja dentro del giro ordinario de su negocio, a partir de su entrada en vigencia y publicación, arriba indicada.

PARTE 1 - GENERALIDADES

1.1. MARCO LEGAL. Las políticas establecidas en el presente documento, se implementan en armonía con las normas Constitucionales y Legales que protegen el derecho a de Habeas Data, especialmente aquellas contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012 “Ley de Protección de Datos Personales(Habeas Data) y el Decreto 1377 del 27 de Junio de 2013 del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo y la Circular externa de la Superintendencia de industria y Comercio – SIC No. 02 del 3 de noviembre de 2015.

1.2. APLICACIÓN. Las políticas aquí establecidas tienen aplicación única y exclusivamente con respecto al tratamiento de los datos de carácter personal que posea y/o que en lo futuro sean recogidos por ALEMANA AUTOMOTRIZ S.A.S. y sus vinculadas.

1.3. PERMANENCIA. Las políticas y procedimientos consignados en este documento aplican a las bases de datos que posee actualmente y a aquellas que hacia el futuro conforme o recopile ALEMANA AUTOMOTRIZ S.A.S. conservara indefinidamente los registros de todos sus participantes con el fin de mantener contacto con los mismos. En cualquier caso, se garantiza al Titular del Derecho que se eliminarán los datos del fichero, en caso de que así sea solicitado por éste.

1.4. OBJETO. Las presentes políticas tienen como objeto dar cumplimiento a lo establecido en el literal k, del artículo 17, de la Ley 1581 de 2012, el cual indica la necesidad de adoptar un documento interno de políticas y procedimientos que permitan garantizar, al titular de los derechos, la adecuada atención de reclamos, así como el adecuado tratamiento que se le dará a la información. Las disposiciones del documento, aplican en lo pertinente a cualquier labor de recolección de información personal desarrollada por ALEMANA AUTOMOTRIZ S.A.S. independientemente del fin que persiga dicha recopilación.

1.5. DEFINICIONES

Autorización: Consentimiento expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento)

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Los datos personales de los niños, niñas y adolescentes se encuentra prohibido, salvo aquellos que son públicos.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, los datos biométricos y la información financiera.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.

1.6. PRINCIPIOS Quien, en ejercicio de cualquier actividad, incluyendo las comerciales y laborales, sean estas permanentes u ocasionales, pueda suministrar cualquier tipo de información o dato personal a ALEMANA AUTOMOTRIZ S.A.S. y en la cual este actúe como encargado del tratamiento o responsable del tratamiento, podrá conocerla, actualizarla y rectificarla.

En el tratamiento de la información personal se aplicarán los siguientes principios:

a) Principio de legalidad: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales, se dará aplicación a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales conexos.

b) Principio de libertad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales, solo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular, Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario o judicial, que releve el consentimiento.

c) Principio de finalidad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales a los que tenga acceso y sean recolectados, estarán subordinados y atenderán una finalidad legítima, la cual debe serle informada al respectivo titular de los datos personales.

d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales, debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

e) Principio de transparencia: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales, debe garantizarse el derecho del titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.

f) Principio de acceso y circulación restringida: los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido, sólo a los titulares o terceros autorizados.

g) Principio de seguridad: los datos personales e información sujeta a tratamiento, serán objeto de protección en la medida en que los recursos técnicos y estándares mínimos así lo permitan, a través de la adopción de medidas tecnológicas de protección, protocolos y todo tipo de medidas administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y repositorios electrónicos, evitando su adulteración, modificación, pérdida, consulta y en general, en contra de cualquier uso o acceso no autorizado.

h) Principio de confidencialidad: todas y cada una de las personas que administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentren en bases de datos, se comprometen a conservarla y mantenerla de manera estrictamente confidencial y no revelarla a terceros. Todas las personas que trabajen actualmente o sean vinculadas a futuro para tal efecto en la administración y manejo de bases de datos, deberán suscribir un documento adicional u otrosí a su contrato laboral o de prestación de servicios, para efectos de asegurar tal compromiso. Esta obligación persiste y se mantiene inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

PARTE 2. - TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS:

ALEMANA AUTOMOTRIZ S.A.S. recolecta, almacena y utiliza datos personales conforme a las finalidades descritas en el numeral 3° siguiente; en consecuencia, los datos podrán ser igualmente suprimidos por ALEMANA AUTOMOTRIZ S.A.S. conforme a la vigencia de la base de datos descrita en el numeral 8° siguiente. El tratamiento al cual serán sometidos los datos de los titulares de la información, será el siguiente:

2.1 Se informará a los titulares de los datos acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

2.2 La recolección de datos se limitará a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos de acuerdo con el objeto social de la empresa.

2.3 No se utilizarán medios engañosos o fraudulentos para recolectar y realizar tratamiento de datos personales.

2.4 Se adoptará un procedimiento para solicitar, a más tardar en el momento de la recolección de datos, la autorización del titular para el tratamiento de los mismos y se les informará los datos personales que serán recolectados, así como todas las finalidades específicas del tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento.

2.5 Se comunicará al Titular, antes de o a más tardar al momento de implementar las nuevas políticas; igualmente, en el evento en que se hagan cambios sustanciales al contenido de las políticas del tratamiento y a la finalidad del tratamiento de los datos personales, los cuales puedan afectar el contenido de la autorización.

2.6 En el Tratamiento de datos sensibles se informará al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.

2.7 Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre datos personales sensibles.

PARTE 3 – FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS

La información personal que es tratada en ALEMANA AUTOMOTRIZ S.A.S. tiene las siguientes finalidades, según cada grupo de interés:

3.1 Empleados activos: acceso a subsidios, gestión de actividades culturales, capacitación, empleado, gestión de sanciones, gestión administrativa, control de horario, formación personal, gestión de nómina, gestión de personal, gestión de trabajo temporal recursos humanos – prestaciones sociales, prevención de riesgos laborales recursos humanos – promoción y gestión de empleo recursos humanos – promoción y selección de personal salud, seguridad, seguridad y control de acceso a edificios, cumplimiento / incumplimiento de obligaciones financieras y formación profesional ocupacional en las cuales se relacionan o vinculan los empleados activos con ALEMANA AUTOMOTRIZ S.A.S.

3.2 Exempleados: prestación de servicios de certificación y procedimientos administrativos.

3.3 Clientes: Registro de entrada y salida de documentos, gestión administrativa, gestión de clientes, gestión de cobros y pagos, gestión de facturación, gestión económica y contable, gestión fiscal, histórico de relaciones comerciales ,sistemas de ayuda a la toma de decisiones, seguridad, seguridad y control de acceso a edificios.

3.4 Proveedores: Registro de entrada y salida de documentos, gestión administrativa, gestión de cobros y pagos, gestión de proveedores, gestión económica y contable, gestión fiscal, gestión de facturación, seguridad y seguridad y control de acceso a edificios.

PARTE 4. - AUTORIZACIONES

4.1. AUTORIZACIÓN. En concordancia con lo previsto en la ley 1581 de 2012 y el decreto reglamentario 1377 de 2013, el uso, la recolección y el almacenamiento de datos personales por parte de ALEMANA AUTOMOTRIZ S.A.S. debe contar con una autorización donde se manifieste el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.

4.2 PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN. ALEMANA AUTOMOTRIZ S.A.S. pondrá en Funcionamiento todos los mecanismos idóneos con el fin de permitir a los titulares otorgar su autorización para el tratamiento de datos personales, así como facilitar su revocación por parte del titular.

PARTE 5. - DERECHOS Y DEBERES

5.1 DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN.

El titular de la información recopilada por ALEMANA AUTOMOTRIZ S. A.S. tendrá los siguientes derechos: ALEMANA AUTOMOTRIZ S.A.S., en cumplimiento de lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013,los cuales propenden por la protección de los datos personales de quienes son titulares de los mismos, se permite informarle que ha implementado una Política de Tratamiento de Datos Personales, la cual podrá ser consultada en cartelera informativa ubicada en las vitrinas de nuestro concesionarios o en nuestra página WEB, www.automotoresfujiyama.com. Es de recordar que la mencionada normativa otorga los siguientes derechos a los titulares de Datos Personales:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento;

2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012;

3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la citada ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;

6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento. Teniendo en cuenta lo anterior y en el entendido de que ALEMANA AUTOMOTRIZ S.A.S. es responsable del tratamiento de Datos Personales de sus clientes y usuarios, bien sea por su recolección a través de cualquier medio, almacenamiento, uso, circulación, comercialización, transferencia y/o procesamiento, se hace necesario informar que los mismos pueden ser usados para la comunicación de campañas de seguridad o servicio, en actividades de mercadeo y publicidad, segmentación de mercado, análisis de consumo, hábitos y preferencias, realizar encuestas de satisfacción, etc.

7- Acceder en forma gratuita a los datos personales propios que reposen en la base de datos de ALEMANA AUTOMOTRIZ S.A.S.

PARTE 6. - DEBERES DE ALEMANA AUTOMOTRIZ S.A.S. RESPECTO EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

6.1 ALEMANA AUTOMOTRIZ S.A.S., en su condición de responsable de la información es consciente de la importancia de observar las políticas y protocolos tendientes a proteger los datos personales de los titulares, toda vez que los mismos son propiedad de las personas a las que se refieren y que solo ellas mismas pueden decidir sobre el uso que se va a dar a dichos datos. ALEMANA AUTOMOTRIZ S.A.S. solo hará uso de los datos personales para las finalidades expresadas por el titular, en respeto de la ley 1581 de 2012 que versa sobre la protección de datos personales puntualmente a lo mencionado en el artículo 17. Por tanto, ALEMANA AUTOMOTRIZ S.A.S. se compromete a cumplir a cabalidad y de forma permanente con los preceptos que a continuación se mencionan. Del mismo modo, ALEMANA AUTOMOTRIZ S.A.S. se compromete a:

1- Garantizar al titular de forma indefinida y permanente el pleno y efectivo respeto de sus derechos referidos a sus datos personales.

2- Conservar la información bajo estrictas medidas de seguridad con el fin de impedir pérdida, consulta uso o acceso no permitido o fraudulento.

3- Tramitar las consultas y reclamos interpuestos por los titulares de la información en los términos que para ello tiene fijado el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 en cuanto al tiempo de respuesta.

4- Cuando se eleve petición, queja o reclamo a través de carta se insertará en la base de datos el texto: “Reclamo en trámite” hasta que se emita una respuesta al titular de la información.

5- Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que con ocasión de sus labores como empleados de ALEMANA AUTOMOTRIZ S.A.S. deban tener dicho acceso.

6- Informar oportunamente a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten eventuales violaciones a los protocolos de seguridad de la información o existan riesgos en la administración de la información entregada por los titulares.

7- Cumplir estrictamente con la Ley 1581 de 2012 al igual que con los decretos que la reglamenten al igual que con todos los requerimientos realizados por la Superintendencia de Industria y Comercio. En ningún caso, ALEMANA AUTOMOTRIZ S.A.S. comercializará, cederá o intercambiará los datos personales que posea en sus Bases de Datos con terceros, sin el permiso expreso del titular de los mismos para ello. De igual forma, solo accederá a revelar la información sobre datos personales a las Autoridades Competentes, siempre y cuando medie requerimiento por orden judicial que explícitamente lo indique. Parágrafo: No obstante, lo indicado en los puntos anteriores, ALEMANA AUTOMOTRIZ S.A.S. se reservará el derecho de modificar en cualquier momento unilateralmente su Política de Tratamiento de Datos Personales, haciendo público el cambio, con el fin de que el mismo sea puesto en conocimiento de los titulares de la información y conservando las versiones anteriores para su posterior consulta. Para todos los efectos, deberá informarse, por medios idóneos, que el responsable del tratamiento de los datos personales es: ALEMANA AUTOMOTRIZ S.A.S.– NIT 900369627 – 7 y registrada en la Cámara de Comercio de Barranquilla, ciudad donde tiene su domicilio principal, ubicado en la Vía 40 # 79B-59, con dirección de servicioalcliente@alemanaautomotriz.com, dominio web www.alemanaautomotriz.com y teléfonos (+57) 6053885101,

PARTE 7. PROCEDIMIENTOS DE CONSULTA Y RECLAMACIÓN

7.1. OBJETIVO. Considerando que los titulares de la información les asiste el derecho de hacer reclamaciones acerca su información personal que reposa en las bases de datos de ALEMANA AUTOMOTRIZ S.A.S., para ello se ha diseñado e implementado el procedimiento que a continuación se describe en dos frentes: el de reclamación que es a cerca de consultas personales, solicitudes de autorización de la información y uso de los datos y, como segundo frente, el de atención a solicitud de corrección, autorización o supresión de datos.

1- Atención de solicitud: En todo caso, el titular de los datos, con el fin de ejercer sus derechos, podrá manifestar su requerimiento a través del correo electrónico servicioalcliente@alemanaautomotriz.com, dominio web www.alemanaautomotriz.com y teléfonos (+57) 6053885101 o radicar su Petición, Queja o Reclamo, bien sea por medio escrito, o verbal / Presencial, en la Vía 40 # 79B-59 en la ciudad de Barranquilla, y en la Carrera 3 con Calle 8, Edificio Infinitum, Local 107 – 108 en la ciudad de Cartagena, de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 12:00 m. y de 2:00 p.m. a 6:00 p.m.

2- Requisitos de la solicitud: Las solicitudes presentadas deben incluir como mínimo los siguientes datos: Nombre completo, Dirección, Teléfono, correo electrónico y número de cédula de ciudadanía, el objeto de la queja y las pretensiones que desee que le sean resueltas.

3- Proceso de la solicitud: Todas las solicitudes interpuestas por los titulares de la información tendrán una respuesta en un lapso inferior a 15 días hábiles contados desde el día hábil siguiente a aquel en el que se haya realizado la recepción de la reclamación.

4- Las solicitudes de corrección, actualización o supresión de datos serán atendidas en única instancia por el personal encargado de Servicio al Cliente, quien resolverá de forma inmediata la solicitud, entregando constancia escrita de dicha actuación al titular. En el caso de las solicitudes escritas, se resolverán inmediatamente y posteriormente se enviará carta que contenga la respuesta a la solicitud, vía correo electrónico o certificado en un plazo que no supere los 15 días hábiles.

PARTE 8. PUBLICIDAD, CONSULTA Y ENTRADA EN VIGENCIA La presente Política de Tratamiento de Datos Personales, será publicada en las distintas carteleras informativas al público, ubicadas en las diferentes sedes en que opere ALEMANA AUTOMOTRIZ S.A.S. así como también en la página WEB www.alemanaautomotriz.com, accediendo mediante el link “Política de Tratamiento de Datos Personales”.

8.1 VIGENCIA El presente documento, rige a partir de las 00:01 horas del 01 de noviembre de 2022